Zorlu rekabet koşullarında ticaret sahnesinde geride kalmak istemeyen işletmeler, hızla değişen çağın gereklerine uyum sağlamak ve iş gücünde yenilenmeye açık olmak zorunda. Toplumsal ya da küresel değişimlerin kartopu etkisiyle daha da dinamikleştirdiği ekonomi, değişime ayak direyenleri, yarış parkurunun arkalarında bırakıyor. İşletmeler bir şekilde organizasyonu iyileştirme hedefiyle değişime açık olmak ve yenilikçi bir vizyon geliştirmek durumunda. Elbette, bu yeterli değil. Değişimin stratejik olarak çalışılması gereken bir plan dâhilinde geliştirilmesi, atılan adımların başarıya ulaşmasında, az eforla maksimum fayda sağlamayı beraberinde getirir. Değişim rüzgârına yelken açan işletmelerde değişimin nasıl yönetilebileceğine, çalışanların bundaki örgütsel rolünün ne olduğuna ve benzeri bağlantıları sizler için derledik.

İşletmelerde Değişimi Gerektiren Faktörler

Organizasyonlarda çok sayıda konuda değişime ve yenilenme süreçleri geliştirilebilir. Belli başlı değişim nedenleri olarak şunlar sayılabilir: 

• Maliyetleri azaltmak 
• Potansiyel hedef kitlenin dikkatini çekmek 
• Gelirleri iyileştirmek 
• Krizlere hazırlıklı olmak 
• iş gücünü ateşlemek 
• Kurumsal iletişimi yenilemek 
• Operasyonel sorunları çözmek 
• Fırsatları kazanca çevirmek 
• İş ve strateji yenilemek 
• Veri akışını kolaylaştırmak
• Dijital dönüşüme uyum sağlamak

Gerek küresel ölçekte gerekse ülkeler özelinde; ekonomik, teknolojik, siyasal, sosyo-kültürel açıdan ortaya çıkan gelişmeler, müşteri memnuniyeti hedefine bağlı olarak, iş gücünün değişimini zorunlu kılar. Diğer yandan iş gücü ve müşteri beklentileri sürekli olarak değişim gösterir. Küresel bazda ve ülkeler bazında her konuda gelişmeler ve değişimler büyük bir hızla yaşanırken; işletmeler, bu devingen gündemlere uyum sağlaya çalışır. Bir yandan da müşteri memnuniyetini pekiştirerek, piyasada tutunmak hatta mümkünse pazar payını büyütmek için değişim yönetimini doğru açılandırmalıdır. Örneğin, teknolojiye paralel olarak gelişen işletmelerde dijital dönüşüm, her sektörden işletmenin başarısı için bir zorunluluk haline geldi. BT altyapısının işlevsel şekilde kullanabilmesi ve çalışanların bu altyapıyı verimli olarak kullanabilmeleri, kuruluşun yeni teknolojileri mevcut işletme ve BT süreçlerine uygulamasına yardımcı olacak BT değişikliklerinin uygulanmasını gerektirir. Bu dönüşümün aktörleri olan çalışanların değişim yönetimi doğru planlandığında, işletmenin dijital dönüşümünün doğru şekilde ilerlemesi kolaylaşır.

Değişim Yönetimi (Change Management) Nedir?

Değişim yönetimi: organizasyonun herhangi bir konudaki değişim sürecinde, olası sonuçlara daha verimli ve başarılı şekilde ulaşabilmesi adına, organizasyona bağlı bireylerin değişimi başarılı bir şekilde özümsemelerini sağlamak üzere, hazırlanmalarına ve desteklenmelerine sistematik olarak rehberlik eden yaklaşımdır. Öte yandan çalışanlar, her zaman yenilenmeye açık ve istekli olmayabilir hatta değişime direnç gösterebilir. Bu durumda lider rolü üzerinden iletişim kuran yönetici tarafından, yeniliğe teşvik edilmeli ve doğru şekilde desteklenmelidir. Bu sayede, değişime başarılı bir şekilde uyum sağlama olanağı doğar. İşte bu noktada, değişim yönetimi devreye girer. Bireysel değişim yönetimi, insanların değişimi nasıl yaşadığı ve başarılı bir şekilde değişime adapte olmaları için neler gerektiğini bilmeyi ve bu anlamda stratejik adımlar atabilmeyi gerektirir.

Değişim Yönetimi Hazırlığı ve Planlaması 

Değişim yönetiminde ilk aşama hazırlık aşamasıdır. Bu aşamada, organizasyona özgü şekilde planlanan değişim ve olası etkileri analiz edilir. Değişimin niteliği, bu niteliğin bireyler üzerine etkileri, ön görülen direnç, gereken zaman ve diğer eforlar ile bu sürecin oyuncuları (yönetecek ekibin ya da liderin/liderlerin kimler olacağı) belirlenir. İkinci aşamada, artık sürecin nasıl işleyeceği konusu tanımlanır ve plan hazır olduğunda eyleme geçilir. Değişimin planlanması yönetilmesi bu aşamada gerçekleştirilir. 

Değişim yönetimi planında, değişim sürecinin analizi ve yol haritası çıkarılarak; kişilere kimin ya da kimlerin rehberlik edeceği, uyum ve motivasyon için gereken iletişim yöntemleri, değişimin kişilerin günlük rutinini nasıl etkileyeceği, kazanılması gereken becerilerin ya da donanımların nasıl edinilebileceği ve ilgili eğitimlerin nasıl verilebileceği gibi temel konular stratejik ve sistemli olarak planlanır. Hangi metinlerin, anahtar sözcüklerin kullanılacağından, kimlerin sözcü ya da destekçi olacağına dek tüm detayları içeren iletişim planı belirlenir. İletişim uzmanı tarafından oluşturulan bu plan, değişimin doğru yönetilmesini sağlar fakat değişimin başarısı tamamen bu plana bağlı değildir. İletişim uzmanı planın kuruluşa özgü uygulanması konusunda, kurumsal kültürün nasıl etki edebileceğini de önemli rol oynar.

Çalışanlar, eş zamanlı olarak kurumsal kültürün ve değerlerin etkileyeni ve etkilenenidir. Dolayısıyla, söz konusu değişimin iç iletişime etkileri, günlük işlerde yaratabileceği olası değişikliklerin ya da aksamaların ön görülmesi gerekir. Üstelik, bireylerin değişimi sahiplenmesi, değişime ortak olması hatta sürecin öncüleri olması için yönetim stratejileri geliştirilerek yöneticiler tarafından uygulanması, çerçevesinde planlanır. Her organizasyonda farklılık gösterebilen bu noktalar, iletişim uzmanının yüksek iletişim becerileriyle, iletişim deneyimlerine ve sezgilerine dayalı değerlendirmesinde belirlenebilir. Çalışanların değişime karşı olası direncinin nasıl yönetileceği de “direnç yönetimi” başlığı altında bu plana dâhil edilir. Ayrıca, geçmiş değişimlerde yaşananların değerlendirmesiyle sonraki değişimler için şimdiden yapılabilecekler de planlanmalıdır.

Değişim Yönetiminin Uygulanması 

Günümüzde, dünyada en yaygın kullanılan değişim modellerinden biri ADKAR Modeli’dir. Prosci tarafından, bireysel değişim için geliştirilen ADKAR Modeli, bireylerin yıllarca değişim zamanlarında neler yaşadığı ve bundan nasıl etkilendiğine odaklanarak geliştirildi. Üç ana aşaması olan bu model, bireylerin değişime bir süreç dâhilinde uyum sağlamasını sağlar. Bu modele göre, değişim yönetiminde, hazırlık ve planlama aşamalarından sonra uygulama aşaması yer alır. 

Uygulama aşamasında değişimden etkileneceklere, değişimin neden gerekli olduğu ve ne amaçla gerçekleştirileceği, ne gibi değişiklikler olacağı planlandığı şekilde açıklanır ve değişimi üstlenmeleri sağlanır. Böylece istenen farkındalık ve motivasyon kazandırılır. Ardından, bireylere gerekli eğitimler verilerek gereken donanıma ve becerilere sahip olmaları sağlanır.

Değişim Yönetiminin Önemi 

Günümüzde, kurum içi iletişimin ve liderlik anlayışının yeni boyutlar kazanmasıyla birlikte; değişim yönetimi, modern örgütsel iletişimin gereklerinden biri olarak görülüyor. Her ne kadar değişimin organizasyonlardaki önemi, liderler ya da vizyoner yöneticiler tarafından anlaşılsa da; organizasyonun önemli bir bileşenini oluşturan bireylerin de söz konusu yenilikçi ve değişime açık vizyonu benimsemeleri ve bu doğrultuda harekete geçmeleri önemlidir.

Değişim yönetimi, olası dirençlerin bertaraf edilmesi ve gereken aksiyonların alınması için planlı, sistemli ve stratejik bir ilerleme sağlanmasını ve böylece uzun vadede değişimin ve iletişimin daha sağlıklı yürütülmesini olanaklı kılar. Çalışanların psikolojisi, motivasyonu, yapılan işin yeni alt yapılarla desteklenmesine yardım etme ve ortak olma niyeti geliştirmesi gibi konularda önemli avantajlar sunar. Bu sayede iş gücüne ve çalışanların iş doyumuna katkı sağlayarak, uzun vadede verimliliği de artırır. Unutulmamalıdır ki yönetimle çalışanlar arasında değişime karşı çekişmeli bir inatlaşma, iç iletişim pürüzlerine neden olarak kurumsal kültürü zedeleyebilir. Birlikte hareket edildiğinde, değişimin her iki taraf için faydalı olacağının anlaşılması, genel iş gücü potansiyelinin de gelişmesine hizmet eder. Bu anlamda değişim yönetimi, organizasyonların dönüşüm yolculuğunda değişim süreçlerini sağlıklı gerçekleştirmelerinin yanı sıra; iç iletişimin ve nihai olarak organizasyonun başarısının artırılmasında bir yatırım olarak görülmelidir.