İŞLETMELERDE KAİZEN İLE İYİLEŞTİRME

İşletmelerde birçok konuda iyileştirme ihtiyacı doğabilir. Bu ihtiyaç tepe yönetimin çalışanlarla ilişkilerinde, operasyonel süreçlerde ya da diğer belirli konularda ortaya çıkabilir. Geleneksel Japon iş kültürünü yansıtan değerli bir yönetim felsefesi ve tutumu olarak bilinen Kaizen, dünyada birçok işletme tarafından örnek alınan bir iyileştirme yaklaşımıdır. Çalışanların da, işleyişin iyileştirilmesine ortak edilmesiyle, “sürekli iyileşme”nin nihai hedef olduğu bu yönetim vizyonunu ve sunduğu faydaları sizler için derledik.

KAİZEN Nedir?

Bir Japon felsefesi olarak karşımıza çıkan “Kaizen” kelimesi Japonca’da "sürekli iyileştirme" anlamına gelir. Kaizen, hem bireysel olarak hem de işletme düzeyinde uygulanabilir bir felsefedir. Bireysel olarak kişisel gelişim, daha sağlıklı bir yaşam hedefi gibi belirli hedeflere yönelik olarak uygulanabilir. Örnekse bir yönetici, Kaizen’e göre yöneticiliğini adım adım iyileştirebilir. 

Bu yaklaşımla, bir bireyde olduğu gibi bir işletmede de, Kaizen prensipleriyle belirli konularda sürekli iyileştirme sağlanabilir. Kaizen felsefesine göre, uzun vadede küçük adımlarla iş süreçlerini, ürünleri ve hizmetleri geliştirme ve iyileştirme üzerine odaklanarak iyileşmede planlı ve süreklilik arz eden bir gelişim kaydedilir. Bu yaklaşımla, hep daha iyiye ulaşma ve mükemmelliği hedefleme amacı güdülür. 

İşletmelerde Kaizen

Kaizen yaklaşımının işletmelerde kullanımı 1980'li yıllara kadar dayanır. Japonya'nın yöneticilik becerileri konusundaki ufku ve bilgelik kaynağı olarak görülen Kaizen, batılı şirketlerin örnek alarak uyguladığı Doğu kökenli bir yönetim yaklaşımıdır.

Kaizen felsefesinin iş gücüne yansıması, işletmede tüm çalışanlarının, iyileşmenin birer aktörü olarak görülmesine dayanır. Bundan hareketle, Kaizen aslında bir yönetim tutumunu işaret eder ve şirket içindeki belirli konuları iyileştirmeye odaklı eylemler için planlanır. Katı dikey hiyerarşideki dikte etme tavrının yerine, tüm ekibin iyileşmede aktif olarak rol oynadığı, katılımcı ekip yaklaşımının benimsenmesini gerektirir. Kaizen, bir şirketin tüm kademelerinde ve tüm operasyonel süreçlerinde düzenli, aşamalı iyileştirmeler sağlamak üzere çalışılan bir yönetim stratejisidir. İşletmede rol oynayan yeteneklerin kolektif bir iyileştirmeye hizmet etmesi için ateşleyici bir güç yaratılır. 

Kaizen, odağında tüm çalışanların şirket için iyileştirmeler önermesinin desteklendiği ve çalışanların uygulamaya aktif olarak katıldığı bir kurumsal kültür inşa etmeyi gerektirir. Bu kurumsal kültür yaklaşımı, kurumsal sadakate hizmet eden önemli bir zemindir. Aynı zamanda iç iletişimin güçlenmesini destekler. Ayrıca proaktif kriz yönetimi açısından, kurumsal iletişimde ve operasyonların işleyişinde, olası sorunlar için önleyici bir kuvvet yaratır. Tepe yönetim ve diğer çalışanlar arasında iç iletişimi olumlu yönde etkileyen, kurumsal iletişim dayanağını dolaylı yoldan kuvvetlendiren doğal bir aidiyete hizmet eder. 

İşletmeler, Kaizen’i operasyonel iyileştirmeyi süreklilik arz eden, kademeli, adım adım ilerleyen, çalışanların dâhil olduğu metodik bir süreç olarak görür. Bu süreç, iyileştirmenin dönemsel olduğu, başlayıp biten bir süreç değildir, işletmenin ticari ömrü boyunca sürer.

Kaizen Prensiplerine Göre İyileştirme

Kaizen kavramı geniş bir fikir yelpazesini kapsar. Bir ekip günlük prosedürleri iyileştirerek, çalışanların katılımını sağlayarak ve bir işi daha tatmin edici, daha az yorucu ve daha güvenli hale getirerek çalışma ortamını daha verimli ve etkili hale getirmeyi içerir.

Kaizen, üst yönetimden başlanarak, hiyerarşik yapının en alt seviyesini de kapsayacak şekilde tüm çalışanların dahil olduğu bir örgütsel sistemdir. Bu atmosferi yaratarak, her çalışanın düzenli olarak küçük iyileştirme adımları ve planlarını önermesi teşvik edilir. Bu öneri alanları, üretim, müşteri ilişkileri ya da pazarlama gibi belirli dalda ya da konuyla sınırlandırılmaz. İşletmede iyileştirme ihtiyacının görüldüğü her alanda ve zamanda uygulanır. Katılımcılık ve sürekli iyileştirme prensiplerinin yanı sıra,  işbirliği ve takım çalışması önemli bir prensiptir. Ekip çalışmasını teşvik etme ve çalışanların birlikte sorunları çözme becerilerini geliştirmelerini teşvik için kurumsal eğitimler, ekip aktiviteleri gibi çözümler uygulanabilir. Problemleri kök nedenlerine inerek, tüm yönleriyle kavrama, analiz etme ve çözme yeteneğini geliştirme, Kaizen’de rol oynayan bir diğer önemli prensiptir. 

Kaizen ile işletmeler, operasyonlarını ve ihtiyaç duydukları diğer konuları iyileştirmenin yanı sıra, yenilikçi ve gelişime açık bir kurumsal vizyon ve kültür geliştirir. Kaizen, rekabet avantajı elde etmeye ve en önemlisi nihai hedef olan kurumsal itibara olumlu etkiler sunarak işletmelerin güçlü şekilde yönetilebilmesine önemli katkılar sağlar.

Kaizen’le İyileştirmede Başlıca Konular

İşletmelerin operasyonel süreçleri sıklıkla gözden geçirilerek işletme özelinde analiz edildiğinde, iyileştirmeye ihtiyaç duyulan konu başlıkları belirlenir.  Böylece küçük adımlarla, konular özelinde sürekli iyileştirmeler sağlanır. Bu konular arasında maliyet sıralanabilir. Operasyonlarda maliyetlerin azaltılmasına, israfın önlenmesine yahut kaynak kullanımının iyileştirilmesine yönelik stratejik bir yaklaşımla iyileştirme sağlanabilir. Benzer şekilde analizler doğrultusunda, kalite yönetimi, stok yönetimi, depolama ya da dağıtım gibi tedarik zinciri süreçleri iyileştirilebilir. Daha kaliteli ürün ya da hizmet sağlama için periyodik eğitimler ya da akıllı depo uygulamaları gibi amaca yönelik çözümler belirlenebilir. Kaizen ayrıca, ürün ve hizmetlerin sürekli olarak geliştirilmesi ve yenilikçilik sürecinde kullanılabilir. Böylece inovasyon konusunda iyileşme sağlanabilir. Müşteri geri bildirimlerine dayalı olarak ürün özellikleri ve tasarımı sürekli olarak iyileştirilebilir. Bu, pazar taleplerine daha iyi cevap vermek ve rekabet avantajı elde etmek için önemlidir. İşletmeler için bir diğer önemli konu başlığı olan iş güvenliği, çevresel etkenlerin iyileştirilmesi, malzeme ve çalışma prensiplerinin / koşullarının iyileştirilmesi gibi konularda da Kaizen ile iş sağlığı ve güvenliği standartlarını yükselterek çevresel etkileri azaltmak mümkün.

Günümüzün en önemli konu başlığı olan sürdürülebilirlik konusunda iyileştirmeler için, sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda çalışılabilir. Atık yönetimi iyileştirmeleri vb. konular üzerinden hem çevresel etkiyi azaltmak hem de işletme maliyetlerini düşürmek önemlidir. Örneğin, bir tedarik zinciri işletmesinin tekstil üretim safhasında, üretim süreçlerinde üreyen tekstil atık oluşumunu azaltmak için sürekli olarak iyileştirmeler yapılabilir. Bu gibi konu özelinde çalışmalar için, geri dönüşüm programları geliştirilebilir, eğitimler veya seminerler düzenlenerek genel bilinç oluşturulabilir ve bu bir kurum kültürüne dönüştürülebilir ya da enerji tüketimini azaltmak için verimli ekipmanlar kullanılabilir. Bu tür uygulamalar, işletmenin sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmasına ve çevresel etkisini azaltmasına yardımcı olabilir. Bu sayede işletmeler, çevresel etkiyi azaltarak topluma ve çevreye daha duyarlı bir şekilde faaliyet gösterebilir.

İşletmelerin iyileştirmede farklı hedef kitlelere yönelik olarak da çözümler üretmesi, Kaizen'in bir parçası olarak değerlendirilebilir. İç iletişim, çalışan katılımı ve motivasyonu, müşteri memnuniyeti, müşteri sadakati, üçüncü partilerle ilişkiler gibi konularda kaizen iyileştirme stratejisiyle sürekli iyileştirilebilir. Ekip çalışmasını teşvik ederek ve iletişimi güçlendirerek daha etkili bir çalışma kültürü oluşturulabilir. Kaizen’de, risk yönetimi veya işletme planlamasını sürekli olarak gözden geçirme gibi konular da iyileştirme sürecine entegre edilebilir. İşletmeler, potansiyel riskleri belirleyip önlem alarak ve kriz durumlarına daha etkili bir şekilde yanıt vererek dayanıklılıklarını artırabilir ve pazar koşullarına ve müşteri ihtiyaçlarına daha iyi uyum sağlamak için stratejilerini sürekli olarak yenileyebilir. İşletmeler ayrıca, günümüz teknolojilerine uyum sağlama, otonom sistemler, veri yönetimi ya da sistemlerin güncel tutulması ve devamlılık arz edecek şekilde etkili kullanımında Kaizen’den faydalanabilir.

İşletmelerin Kaizen'i farklı alanlarda kullanması mümkünse de, en önemli konu başlıkları yine işletme özelinde analizler doğrultusunda belirlenebilir. Kaizen'in esnek doğası, tıpkı bireysel konulara uygulanabilir olması gibi, işletmelerin ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre farklı konularda da uygulanmasına olanak sağlar.